Management by projects

 

Účelom riadenia pomocou projektov - "management by projects" - je úspešná realizácia stratégie organizácie prostredníctvom dočasných organizačných útvarov - projektov, ktoré existujú ako súbor jedinečných aktivít, t.j. projektové portfólio, popri stálych organizačných zložkách, nakoľko projektové portfólio je priamo prepojené s organizačnou stratégiou. Projektové portfólio je integrálnou súčasťou strategického plánu a všetky komponenty projektového portfólia sú naviazané na jej organizačnú stratégiu a ciele, nakoľko reprezentujú plánované alebo už uskutočňované investície organizácie, pričom zároveň čerpajú spoločné zdroje. Riadenie projektové portfólia umožňuje jednotlivé komponenty kvantifikovať, uchopiť ich, prioritizovať a manažovať ako celok i ako samostatné investície.

Vzťah projektového portfólia k stratégii

Hlavným zmyslom riadenia projektového portfólia je optimalizácia projektových výsledkov ako celku - teda nie optimalizácia jednotlivých projektov - kedy tento cieľ môže byť v konflikte s cieľmi jednotlivých projektov, prípadne je potrebné zabezpečiť dosiahnutie viacerých divergentných cieľov, ktoré sa navzájom ovplyvňujú alebo dokonca vylučujú. Riadenie a monitoring portfólia umožňuje vrcholovému manažmentu získať odpoveď na zásadné otázky, či:

  • Investuje organizácia do správnych vecí
  • Využíva naplno svoje kapacity
  • Dokáže absorbovať všetky potrebné zmeny
  • Úspešne prebieha realizácia projektových zámerov
  • Napĺňajú sa očakávania dotknutých strán

Popri hlavnom cieli sleduje riadenie projektového portfólia viaceré čiastkové ciele, ktoré možno zhrnúť nasledovne:

  

  • Podchytenie zaujímavých nápadov
  • Stanovenie obchodných a organizačných cieľov
  • Prioritizácia a koordinácia potrieb spojená s kritickými operáciami
  • Koncentrácia využitia zdrojov
  • Stanovenie komunikačného rámca a realizácia komunikácie krížom cez projektové portfólio
  • Transparentné a efektívne rozhodovanie na základe stanovených zodpovedností
  • Identifikácia a redukcia strategického rizika a využitie ponúknutých príležitostí
  • Riešenie konfliktov a tvorba synergií
  • Podchytenie skúseností a získaných poznatkov
  • Nepretržité zlepšovanie sa  

Projektové portfólio je obvykle zložené z mnohých komponentov, predovšetkým projektov a programov reprezentujúcich investičné zámery organizácie, prípadne i iných strategických úloh, pričom sa jednotlivé komponenty sa navzájom líšia nielen vo svojej orientácií na ostané útvary organizácie ale i vo svojej povahe.

Líniový vs. projektový manažment

Líniové riadenie (charakteristika)

  • Zaistenie zdrojov a hospodárenie s majetkom
  • Predvídateľnosť a opakovateľnosť
  • Uniformita a perfekcionizmus
  • Kontrola absolútnej prijateľnosti výsledku
  • Kvalita = inšpekcia výstupu (použitie spätnej väzby)
  • Stabilný počet pracovníkov
  • Podávanie reportov mimo firmu
  • Absolútna a formálna kontrola
  • Orientácia na krátkodobé ciele

Projektové riadenie (charakteristika)

  • Použitie zdrojov a kontrola čerpania
  • Vysoká dynamika a premenlivosť
  • Jedinečnosť a flexibilita
  • Kontrola skutočného stavu postupu
  • Kvalita = QAP a prevencia (spätná väzba temer nepoužiteľná)
  • Dočasné delegovanie zamestnanca
  • Interné hlásenie
  • Nezávislosť a rýchlosť v rozhodovaní
  • Orientácia na dlhodobé ciele

Kde sa manažéri pri projektoch najviac podkýnajú

  • Nereálne očakávania
  • Neschopnosť stanoviť a zvládnuť očakávania
  • Nejasné, protirečivé a neodsúhlasené požiadavky
  • Nedostatok zdrojov a ich fluktuácia
  • Zlé plánovanie
  • Neskúsení projektoví manažéri
  • Chýbajúca podpora vrcholového manažmentu
  • Slabé vodcovstvo na všetkých úrovniach

Rozdiely v povahe komponentov

Rozdiely v povahe jednotlivých komponentov

popis

projekty

programy

portfólio

Cieľ

Dodanie výsledkov

Dodanie strategickej zmeny

Koordinácia so stratégiou a optimalizácia

Vízia a stratégia

Sú prepojené s projektom prostredníctvom projektového zámeru

Realizujú sa prostredníctvom programu

Zosúlaďujú sa s portfóliom amonitorujú sa prostredníctvom sledovania portfólia

Rozsah

Presne definované ciele, rozsah sa upresňuje vprojektovom životnom cykle

Veľký rozsah poskytujúci strategické benefity

Zasahuje celú organizáciu apodlieha strategickým zmenám vorganizácii

Zmena

Implementujú proces na kontrolu zmien

Implementujú amanažujú zmeny vnútri imimo programu

Nepretržité monitorovanie širokého okolia ajeho vývoja

Plánovanie

Progresívna elaborácia všeobecných údajov na detailné plány

Tvorba celkového plánu, ktorý umožní detailné plánovanie komponentov

Tvorba aúdržba potrebných plánovacích a komunikačných procesov

Termíny a náklady

Sú definované v zámere ariadené v projekte

Sú definované nahrubo vstratégií apodrobne rozbité na projekty, ktoré sú súčasťou programu

Odvíjajú sa od strategických priorít a cieľov

Manažment

Riadenie projektového tímu

Riadenie projektových manažérov, poskytovanie vízie a vodcovstva

Koordinácia projektových manažérov a útvarov podieľajúcich sa na projektoch

Chápanie úspechu

Dodržanie kvality, rozpočtu, harmonogramu aspokojnosť zákazníka

Stupeň naplnenia potrieb a benefitov

Vyhodnotenie celkového prínosu investícií

Monitoring

Kontrola práce a výstupov

Kontrola progresu jednotlivých komponentov

Monitoring strategických zmien, alokácie zdrojov, rizika a výsledkov

Agilný projektový manažment

Agile je množinou postupov a metód zameraných na manažment vývoja a vývojové praktiky, ktoré pomáhajú s vývojom kvalitných produktov so zameraním na požiadavky zákazníka, dodávaných v pravidelných intervaloch, vyvíjaných navzájom spolupracujúcim tímom.

Základom sú štyri pravidlá (Agile Manifesto):

  • Viac sa preferuje funkčný softvér než obsiahla dokumentácia
  • Radšej reagujeme na zmeny ako sledujeme plán
  • Spolupráca zákazníka je dôležitejšia ako sledovanie plánu
  • Individuality a iterakcie sú dôležitejšie ako procesy a nástroje

Cieľom agilného prístupu je zabezpečiť:

  • Vysokú interakciu s klientom pri tvorbe produktu.
  • Prioritizáciu na základe jeho požiadaviek.
  • Odhad zložitosti poskytuje vývojový tím a nielen projektový manažér.
  • Z manažérov sa stávajú lídri.
  • Tím je samoorganizovaný, nikto mu úlohy neprideľuje ani neodhaduje. Tím je sám zodpovedný za rozdelenie práce.
  • Tím sa pravidelne zaoberá zlepšením pracovných postupov.
  • Produkt sa zákazníkovi dodáva pravidelne a často. Zákazník riešenie akceptuje alebo nie.
  • Tím pravidelne dostáva spätnú väzbu od zákazníka. Práca je neustále prioritizovaná zákazníkom alebo niekým, kto ho zastupuje.
  • Opakované činnosti sa tím snaží automatizovať.

Viac

Základné pojmy

Projektové riadenie sú všetky aktivity súvisiace s plánovaním, organizovaním,  vedením a kontrolou zdrojov za účelom dosiahnutia jedinečného organizačného  cieľa. Základnou úlohou projektového riadenia je naplniť cieľ projektu za stanovených predpokladov a obmedzení.

Projektový zámer – je to dokument zhmotňujúci logiku, ktorá stojí za spustením projektu, najmä pokiaľ ide o očakávané prínosy, náklady a predpoklady, za ktorých bol projekt inicializovaný.

Komponent (projektového portfólia) – akákoľvek aktivita, zvyčajne projekt alebo program, o ktorej bolo rozhodnuté, že bude súčasťou projektového portfólia.

Kategorizácia (komponentov) – zoskupenie potencionálnych komponentov do kategórií, ktoré uľahčujú ich posudzovanie

Projekt – dočasný, jednorazový, jedinečný, neopakovateľný, finančne a časovo presne ohraničený proces. Pozostáva zo sady zosúladených a riadených činností
so stanovenými začiatočnými a konečnými termínmi. Realizuje sa preto, aby dosiahol cieľ, ktorý spĺňa špecifické požiadavky. Projekt musí mať neustále zdôvodnenie.

Program je nástroj na realizáciu strategických organizačných zmien, ktorý pozostáva zo súboru vzájomne koordinovaných projektov orientovaných na dosiahnutie spoločného strategického cieľa. Zmyslom programu je dosiahnuť pridanú hodnotu, ktorá sa nezávislým riadením projektov nedá získať.

Projektové portfólio je súbor vzájomne nezávislých projektov a programov, ktorý sa riadi ako jeden celok, s cieľom dosiahnuť naplnenie strategických cieľov organizácie. Riadenie projektového portfólia sa zameriava na prioritizáciu projektov a programov, ich vybavenie potrebnými zdrojmi a sledovanie ich stavu z pohľadu napĺňania stanovených organizačných cieľov.

Vlastník (zadávateľ) projektu– je odborný útvar/osoba, ktorý má záujem na pozitívnom  výsledku projektu, je iniciátorom projektu, nesie finálnu zodpovednosť za výsledky a realizáciu projektu, obhajuje ciele a prínosy projektu, zodpovedá za dodržanie a efektívne využitie rozpočtu, zodpovedá vedeniu organizácie za naplnenie prínosov definovaných v projektovom zámere a zodpovedá za všetky aspekty riadenia rizík. Vlastník projektu usmerňuje projektového manažéra pri riadení projektu a rieši problémy projektu, ktoré presahujú kompetencie projektového manažéra.

Projektový manažér – je osoba, ktorá je zodpovedná za nastavenie a dodržanie projektových procesov v zmysle platnej projektovej metodiky a operatívne vedie projekt s cieľom splniť projektový zámer za stanovených podmienok. Má na starosti operatívne, každodenné riadenie projektu, riadi projektový tím, komunikuje, plánuje, monitoruje, deleguje, aktualizuje plán, vytvára popisy rolí, podáva správy vlastníkovi projektu a riadiacemu výboru, na konci každej etapy vyhodnocuje a aktualizuje plán, komunikuje za projekt. .

 

Fáza/Etapa projektu – je súbor logicky a časovo orientovaných úloh projektu, ktorý  kulminuje dokončením jedného alebo viacerých produktov. Pri zložitých projektoch sa jednotlivé fázy projektu môžu navzájom prelínať alebo opakovať.

Kancelária riadenia projektov (Project management office) – je stály organizačný útvar zodpovedný  za systém projektového riadenia a operatívnu podporu projektov. Jej úlohou je  naplniť ciele a očakávania stanovené vedením organizácie (najmä výboru na riadenie projektiv tzv. portfolio group), poskytovať znalostnú bázu pre projekty, pomáhať s prípravou podkladov v procese schvaľovania projektov, zladiť spoluprácu medzi dočasnými a permanentnými štruktúrami, vlastniť a rozvíjať projektové  procesy a metodológiu.

Prioritizačná komisia (Portfolio group) - je stály výbor zástupcov vedenia organizácie, ktorý schvaľuje, usmerňuje a kontroluje všetky projekty, teda riadi projektové portfólio, čím zabezpečuje plnenie strategických cieľov organizácie prostredníctvom projektov. 

Riadiaci výbor  – je dočasný výbor podporujúci, usmerňujúci a kontrolujúci konkrétny projekt. Členovia riadiaceho výboru sú riadiaci pracovníci organizačných útvarov, ktoré projekt najväčšmi ovplyvňuje.  Výbor má na starosti strategické riadenie projektu, schvaľuje dodávky a ukončenie fáz, stratégiu riadenia kvality, rozhoduje o úrovni rizika, rieši eskalácie.