Poslanie projektového riadenia

Čo je vlastne projektový manažment?

Hlavným poslaním manažmentu je robiť veci, ktoré nedokáže jeden človek vykonať sám, ale vyžadujú spoluprácu. Projektový manažment je disciplína manažmentu, ktorá sa pomocou plánovania, organizácie, motivácie a riadenia zdrojov usiluje o dosiahnutie špecifických cieľov. Projekt je však iba dočasný podnik s presne definovaným začiatkom a koncom (teda časovo a zdrojovo obmedzený), ktorý sa realizuje na splnenie jedinečných, neobvyklých cieľov, najčastejšie ide o realizáciu zmeny a kreovanie pridanej hodnoty.  Dočasná povaha projektu stojí v protiklade s bežným módom organizácie, teda operačným manažmentom, ktorý zasa charakterizujú stále, opakujúce sa funkčné aktivity zvané procesy vykonávané so zámerom poskytovať služby a produkty. V praxi sa tieto dva prístupy k riadeniu značne líšia, preto projektový manažment vyžaduje rozvoj odlišných zručností a iný riadiaci prístup než manažment operačný. Projektový manažment ako disciplína nemá svoju vlastnú teóriu. Ide o čisto empirický prístup k problematike, ktorý sa zrodil z praxe a skúseností. Teoreticky však na základe kritických faktorov úspechu možno projektový manažment rozdeliť do nasledujúcich oblastí:

  • Vodcovstvo a osoba projektového manažéra
  • Organizačná štruktúra
  • Organizačná projektová stratégia
  • Ľudské zdroje
  • Procesy
  • Nástroje

Základnou výzvou projektového riadenia je splnenie všetkých projektových cieľov, pričom treba dodržať platné obmedzenia a udržať rovnováhu v organizácie, v ktorej sa projekt realizuje. Primárne ciele každého projektu sú rozsah, čas, kvalita a rozpočet. Medzi vedľajšie ciele parí optimalizácia alokácie vstupov a ich integrácia smerom k výstupom projektu pri maximalizácii pridanej hodnoty - najmä z pohľadu udržateľnej obchodnej stratégie.   Dobrý projektový manažment má niekoľko typických znakov. Na pochopenie hodnoty projektového riadenia je dôležité spoznať povahu projektu a projektových procesov, potom zodpovedajúce role, zodpovednosti, aktivity členov tímu a dozorných orgánov a organizačný kontext, v ktorom projekt prebieha.

Projektový manažment nie je ľudstvu neznámy. Všetky veľké výdobytky ľudstva – od stavby pyramíd cez výrobu penicilínu po lety na Mesiac - boli vo svojej podstate projektmi. Moderný sofistikovaný prístup k projektovému riadeniu však vznikol až v priebehu Druhej svetovej vojny ako súčasť vojenských strategických operácii a najmä projektu Manhattan na výrobu jadrovej bomby. Tradičný prístup pozostávajúci z piatich elementov (inicializácia, plánovanie, exekúcia, monitoring a ukončenie, z ktorého čerpá aj metodika PMI, nie je samozrejme jediným platným prístupom.  Medzi najbežnejšie patria tiež:

  • PRojects IN Controlled Environments 2 (PRINCE2)
  • Projects integrating Sustainable Methods (PRISM)
  • Critical chain project management a event chain methodology
  • Agile project management a lean project management
  • Extreme project management

Porovnanie filozofií

Projektový proces nielen jedinečný a neopakovateľný ale aj neobvykle dlhý, preto nie je možné použiť bežný systém spätnej väzby.

Projektový manažment je skupina navzájom prepojených procesov, ktoré umožnia tímu vyprodukovať požadované výstupy a dosiahnuť tak projektové ciele. Projektové procesy teda riadia vstupy (tu sa prejavuje kľúčová hodnota procurement managementu pri vytváraní projektom pridanej hodnoty), ktoré následne pri produkcii modifikujú výstupov pomocou špecifických aktivít. Postupnosť od vstupom k výstupom je jadrom projektového manažmentu, vyžaduje koordináciu a integráciu vstupov a iterácie výstupov, ktoré sa zvyknú nazývať aj etapy alebo fázy. Nástroje, ktorými sa celá postupnosť usmerňuje a kontroluje sa v PMI metodike nazývajú procesné skupiny (process groups). Jedinečnosť alebo neobvyklosť výstupov často znamená, že v organizácii, v ktorej projekt prebieha  nejestvuje osvedčený a odskúšaný návod (na rozdiel od operačného manažmentu), ako daný projekt zostaviť a ako v ňom postupovať. Avšak táto skutočnosť ani fakt, že sa daný postup v organizácii už možno nikdy nezopakuje, neznamená, že medzi projektmi nejestvujú spoločné črty ale iba to, že projektová postupnosť (teda opakovateľné procesy) sa realizuje za iných podmienok, menovite za iných daností, rizík, obmedzení a požiadaviek. Pod projektovou postupnosťou treba predovšetkým chápať sukcesívnu elaboráciu detailov v čase, kedy na základe veľmi všeobecných požiadaviek stanovených v zadaní projektu (projektovej definícii) dôjde k postupnému podrobnému vyšpecifikovaniu,  nadizajnovaniu a vyprodukovaniu výstupov, pričom táto elaborácia môže podliehať neplánovaným zmenám (zmenové konania) a môže byť ukončená až v úplnom závere projektu.

 Projektový vs. operačný manažment

Operačný manažment na rozdiel od projektového počíta s opakovateľnými aktivitami a štandardnými výstupmi, ktoré sa realizujú s cieľom naplnenia misie a udržania existencie organizácie, pričom nie je stanovený dátum ukončenia týchto operácií ani sa nejedná o jedinečné, neobvyklé výstupy. Operačný manažment sa zameriava na udržane a poskytovanie pridanej hodnoty organizácie, projektový na jej zvyšovanie.

 Projektový vs. programový manažment

Programový manažment sa odlišuje od projektového tým, že v programe ide o skupinu vzájomne súvisiacich a koordinovaných projektov s cieľom splniť jedinečný strategický ciel organizácie, pričom vďaka koordinovanému postupu viacerých projektov je pridaná hodnota vyššia než by vzišla z individuálnych projektov. Program ďalej zvykne obsahovať aj aktivity, ktoré sa nedajú priradiť žiadnemu z projektov, ktoré ho tvoria.

Projektový vs. portfolio manažment

Manažment projektového portfólia sa zameriava na centralizované riadenie množiny projektov organizácie na základe rôznych kľúčových parametrov so zámerom navrhnúť optimálny mix zvolených projektov a pridelených zdrojov pre dosiahnutie strategických, finančných a operatívnych cieľov organizácie. Projekty v portfóliu na rozdiel od programu medzi sebou často súťažia, môžu mať dokonca odporujúce si ciele a pri optimálnom výbere portfólia treba brať do úvahy i mnohé obmedzenia dané jednak zákazníkom a jednak ostatnými faktormi prostredia organizácie.

Riadenie portfólia

Many organizations fail to thoroughly assess the alignment of projects and programs to strategy, often because they are busy managing many projects and programs at one time.

Riadenia projektového je komplexný a iteratívny proces, ktorého cyklus sa odvíja jednak od pevne stanovených kontrolných bodov, ktoré predstavujú zasadania výboru ma riadenie portfólia a jednak od sporadických impulzov, ako sú vonkajšie a interné podnety manažmentu, eskalácie, krízové stavy a podobne. Proces zaručuje trvalé riadenie, monitorovanie a plynulú a efektívnu realizáciu všetkých projektov ako samostatnej skupiny úloh, teda manažment sa aplikuje podobným spôsobom ako sa to deje v líniovom riadení s tým rozdielom, že projekty predstavujú úlohy neobvyklé a zložité.  

Rozlišujeme v zásade tieto základné procesy

1.     Identifikácia a kategorizácia požiadaviek – slúži na oficiálne podchytenie, identifikáciu a kategorizáciu potenciálnych projektových požiadaviek

2.     Posúdenie a výber – slúži na zváženie priorít, možností, alternatív a selekciu najvhodnejšieho hodnotového mixu projektov z pohľadu strategických cieľov organizácie a autorizáciu jednotlivých komponentov

3.     Plánovanie kapacity – slúži na zladenie projektových požiadaviek a zdrojových možností jednotlivých útvarov i celej organizácie  a na posúdenie prípadných rizík a obmedzení ohľadom zdrojov

4.     Manažment zdrojov – slúži na vyváženie a optimalizáciu využitia poskytnutých zdrojov

5.     Finančný manažment – slúži na zladenie rozpočtového cyklu, procesu schvaľovania výdavkov a strategického plánovania s cieľom prideliť finančné zdroje najpotrebnejší aktivitám

6.     Monitorovanie a reportovanie stavu projektového portfólia – poskytuje spätnú väzbu o stave projektového portfólia, hrozbách, rizikách a príležitostiach a slúži ako podklad na vyhodnocovanie stavu, prijímaní opatrení a schvaľovaní nových projektov

7.     Reportovanie stavu projektov – slúži ako vstup do procesu monitorovania a reportovania stavu projektového portfólia ohľadom vývoja jednotlivých komponentov projektového portfólia

8.     Realizácia benefitov – využívanie prínosov investície realizovanej prostredníctvom projektu