Synchronizácia so stratégiou alebo moc projektovej kancelárie

Strategická projektová kancelária (PMO) zohráva kritickú úlohu pri realizácií projektových iniciatív a predstavuje prístupovú cestu k vedeniu organizácie. Strategické iniciatívy sú pre úspech v dnešnom komplexnom svete pre každú organizáciu nevyhnutné, avšak 44% z nich pri implementácií zlyhá. Stratégie sa realizujú pomocou projektov a programov a PMO musí fungovať ako agent strategickej zmeny a prevziať tak kritickú rolu pri dodávke strategických úloh, ktoré napĺňajú víziu organizácie. Strategické iniciatívy nezlepšujú iba operačné výsledky ale zásadným spôsobom transformujú business. Aby takúto výzvu projektová kancelária dokázala zvládnuť, musí sa stať viacej strategickou a presunúť svoj záujem od projektových procesov k tvorbe pridanej hodnoty a rozvoju svojich schopností. Úspešné projektové kancelárie sú tie, ktoré majú úspešných zákazníkov, teda úspešný biznis, čiže dokážu pozitívne ovplyvniť obchodné výsledky. Bez ohľadu na odvetvie a typ projektovej kancelárie je preto prvoradým predpokladom úspechu pri implementácii stratégie schopnosť PMO prepojiť svoje aktivity s cieľmi organizácie.  Návod, ako môže PMO pomôcť dodať stratégie nájdete tu.
 
“V konečnom dôsledku musí PMO byť motorom formovania projektovej kultúry organizácie. Znamená to, že PMO bude za účelom zabezpečenia efektivity dodávok často navrhovať zmeny celkovej organizačnej kultúry.”
Eric Morfin, PMP, senior director of the oncology business unit at Pfizer, La Jolla, California, USA

 

Postavenie projektovej kancelárie

Projektový manažment je nevyhnutný pre úspech organizácie, lebo každý sa chce zmeniť a potrebuje na to nástroj.
 

Organizačná štruktúra organizácie môže ovplyvniť schopnosť organizácie dodať projektové výsledky, lebo štruktúra organizácie stanovuje komunikačné požiadavky, zodpovednosti a reportovanie. Manažment pomocou projektov ako organizačná stratégia ponúka možnosť zvýšiť organizačnú flexibilitu prostredníctvom dočasných organizačných zložiek – projektov – ktoré jestvujú popri permanentných zložkách a delegáciu manažérskej zodpovednosti do týchto štruktúr. Takýto prístup vyžaduje však diferenciáciu procesov a organizačných útvarov a zároveň aj tvorbu integračných opatrení ako smernice pre projektové riadenie, vznik databázy projektov a projektových expertov. Integračnú funkciu preberá zvyčajne špeciálna permanentná organizačná projektová zložka – kancelária riadenia projektov (angl. project management office), ktorej poslaním je zabezpečiť, aby relatívne autonómne projekty plnili ciele a dodržiavali pravidlá organizácie. Úlo­hou prog­ra­mo­vej kan­ce­lá­rie je tiež pod­po­ro­vať ma­naž­ment a koor­di­ná­ciu pro­jek­to­vých ak­ti­vít a do­hlia­dať nad sú­čin­nos­ťou kon­krét­nych pro­jek­tov s cel­ko­vou ví­ziou organizácie.

Projektový paradox

 

S rastúcou potrebou napĺňať organizačnú stratégiu pomocou projektov, vzrastá aj nutnosť poznať, pochopiť a zaviesť do praxe rôzne modely projektovej orientácie organizácie, ktorá dokáže vhodne osloviť jestvujúce problémy a prekonať agendové vnímanie úloh. Organizácie dosahujú svoju projektovú zrelosť v niekoľkých fázach. V organizáciách, kde sú projekty zriedkavosťou, PMO i štandardné projektové procesy absentujú, a preto kvalita projektové riadenia závisí do veľkej miery od osoby projektového manažéra. V ďalšej fáze vývoja zvykne PMO fungovať ako podpora projektového manažéra pri väčších projektoch, avšak s pribúdajúcim významom a počtom projektov je potrebné profesionálne a inštitucionálne zastrešenie projektových procesov. Kancelária riadenia projektov predstavuje takéto zastrešenie a podporov projektov a projektových manažérov napomáha plneniu projektových cieľov. Poslanie PMO treba harmonizovať so zámermi a kultúrou organizácie, v ktorej pôsobí, a preto sa môže zoznam úloh, ktoré PMO plní, líšiť od firmy k firme. Medzi najčastejšie role však patria:

  • Líniové zastrešenie projektových manažérov
  • Podpora projektových vedomostí a výmena skúseností, tvorba znalostnej databázy
  • Plánovanie kariérneho rastu projektových manažérov a príprava potrebných školení
  • Príprava a manažment podporných nástrojov riadenia projektu (šablóny, dokumenty, reporty, IT infraštruktúra)
  • Manažérska podpora projektov a projektových manažérov vrátane couchingu a mentoringu
  • Príprava podkladov pre rozhodovanie, poradenstvo a projektový audit
  • Príprava a správa projektov metodiky a vlastníctvo projektových procesov
  • Zabezpečenie kvality na projektoch
  • Benchmarking projektových kompetencií organizácie a ich rozvoj
  • Projektový marketing
  • Správa databázy projektov
  • Podpora výboru na riadenie projektov (portfolio group)
  • Koordinácia komunikácie a správa projektového portfólia
  • Centrálna podpora change a risk manažmentu
  • Projektový controlling a reporting

Len málo organizácií rozumie, aký je vzťah medzi procesmi a ako sú prepojené s organizačnou stratégiou prostredníctvom konkrétnych aktivít. Vo väčšine organizácií je len málo projektových aktivít explicitne definovaných.  Výsledok preto často závisí od heorického výkonu niekoľkých jedincov. Pri vzrastajúcom počte projektov organizácia pridáva tímy, kedy členovia musia participovať vo viacerých projektoch a takýto prístup sa stane nezvládnuteľným. Zrelšie organizácie preto začnú s koncepciou a systematizáciou svojich procesov a pokúšajú sa opakovať aorganizovať postupy, ktoré viedly k úspechu. Posúvajú sa tak v zrelostnom modeli smerom nahor.

Zrelostný model


Zrelostný model projektových procesov

 

Väčšina dnešných organizácií sa pohybuje medzi druhým a tretím stupňom, kedy sú procesy síce zdokumentované, no nejestvujú priame prepojenia medzi ich výstupmi a manažérskymi cieľmi. Ešte vyššie úrovne vyžadujú nielen zbieranie výstupov manažérsky vhodným spôsobom, ale aj ich meranie, na takomto základe možno potom pristúpiť k optimalizácií jednotlivých činností.

Prechod od základného projektového riadenia, kedy sa sledujú len základné parametre projektu, k organizačnému projektovému riadeniu vyžaduje zásadné zmeny v troch kľúčových oblastoich 

1. Rozvoj projektových talentov

2. Podpora štandardizácie (=pravidlá)

3. Súlad s organizačnou stratégiou

Starý a nový projektový trojuholník