Don´t just manage projects. Lead them!

Predpokladom úspechu projektu sú kompetentní ľudia, ktorí zodpovedne dokážu plniť svoju úlohu tak v projekte ako aj v celej organizácii. Úspech projektu záleží tak od schopností projektového manažéra ako aj od vyspelosti celej organizácie, v ktorej sa projekt realizuje. Avšak pozícia projektového manažéra je kľúčová z toho pohľadu, že práve on musí zorientovať sám seba i celú organizáciu v neštruktúrovanej a neprehľadnej situácii a dokázať viesť a formovať svoj tím i celú organizáciu, pokiaľ ide o projekt. Projektový manažér teda nevystačí so základnými manažérskymi funkciami - stanoviť ciele, naplánovať, vydať pokyny usmerniť ľudí a skontrolovať dosiahnuté výsledky. Jeho činnosť vyžaduje vysoký stupeň proaktívnosti, samostatnosti a schopnosti blízke vrcholovému manažérovi. Projektový manažér musí totiž dokázať zvládať tieto výzvy:

  • rozpoznať informačnú komplexnosti problému a zmysluplne ho štrukturovať
  • zorientovať organizáciu a udať najvhodnejší smer (navigačný problém)
  • robiť štandardne neštandardné úlohy (štandardizácia (efektivita) vs. customizácia)
  • ustáť rovnováhu medzi kreativitou a implementáciou - produktivita vs. inovácia (=robenie vs. myslenie)
  • spojiť analytický, líderský, dizajnovací a manažérsky proces do jedného
  • zastať celý rad protichodných úloh a rolí (kritik, validátor, agent a zástanca, poradca, dispečér, odstraňovateľ prekážok, rozhodca, riešiteľ problémov, poskytovateľ, orientátor, mentor, optimizátor, strartég, riaditeľ a vyslanec zároveň)
  • alternovať medzi celým radom správaní a citlivo preladiť podľa meniacich sa požiadaviek, času a kontextu
  • prebrať celkovú zodpovednosť zároveň však dokázať delegovať citlivo čo najviac úloh, využiť potenciál členov tímu a rozvíjať ho

 

Úspech projektu záleží tak od schopností projektového manažéra ako aj od vyspelosti celej organizácie, v ktorej sa project realizuje. Predpokladom úspechu sú kompetentní ľudia, ktorí zodpovedne dokážu plniť svoju úlohu tak v projekte ako aj v celej organizácii.

Medzi kompetencie a zručnosti potrebné pri realizácii a podpore projektu patria :

  •  Sociálne zručnosti (komunikačné, prezentačné, negociačné, apod.)
  •  Znalosti projektovej metodiky a procesných postupov
  • Obchodné zručnosti (schopnosť zaujať, presvedčiť, predať sa)
  • Vedomosti a zručnosti potrebné pre daný sektor, ktorého sa project týka (IT, bankovníctvo, stavebníctvo, marketing, a pod.)
  •  Špecifické zručnosti (jazykové, ovládanie moderných spôsobov komunikácie, apod.)

Pokiaľ ide o individuálne role v jednotlivých projektoch, odvíjajú sa jednak od komplexnosti projektu a jednak od stupňa projektovej orientácie organizácie. Vo všeobecnosti možno rozlíšiť základný, pokročilý a vrcholový stupeň a to tak na úrovni projektového riadenia ako aj podporných funkcií.

Na rozvoj uvedených zručností sú nevyhnuté určité osobnostné predpoklady. Medzi najdôležitejšie patria:

  • dobré organizačné a analytické zručnosti, orientácia na procesy
  • dobrý plánovač zameraný na výsledky
  • pri vzniku problémov a odchýlok sa zameriava vždy na riešenie problému
  • asertívna a motivovaná osobnosť – vie presvedčiť, prekonávať odpor a problémy, zvláda ťažkosti
  • pružné myslenie, ochota viesť ľudí a prebrať zodpovednosť a robiť kompromisné rozhodnutia pod stresom
  • dobré komunikačné a moderačné zručnosti - schopnosť integrovať rôzne pohľady a zvládať kultúrnu diverzitu

Nakoľko projektový manažér nemá zväčša silné formálne právomoci, musí využívať na vedenie ľudí v prvom rade svoje vodcovské schopnosti: Tieto možno rozdeliť na dve základné oblasti:

Priamy vplyv (=akcia):

  • Kreatívny vstup a návrhy myšlienok pre zamestnancov
  • Nastavovanie konkrétnych a jasných cieľov
  • Prideľovanie zdrojov na implementáciu myšlienok

Nepriamy vplyv (=rámec a pravidlá)

  • Vytvorenie tvorivého ovzdušia v rámci organizácie
  • Pôsobenie ako vzor inovatívneho myslenia
  • Uznanie a odmeňovanie inovatívneho myslenia a správania
  • Tvorba a najímanie tvorivého tímu (správny mix osobností)

Delenie zodpovedností ohľadom zvládanie projektových výziev

Projektové výzvy Nástroje
Neschopnosť pochopiť dotknuté strany Podpora zvedavosti Spochybnenie predpokladov
Nezáživné nápady Zmena pohľadu na dané perspektívy Alternatívne myslenie
Averzia voči riziku Vytvorenie tvorivého priestoru Experimenty
Slabá implementácia myšlienok Zavedenie disciplíny Realizácia
Kto je zodpovedný líder tím