Dobrý projektový manažment je kritický pre obchodný úspech.

Projekty sú dočasné a jednorazové, jedinečné, neopakovateľné, neštandardné organizmy. Organizácie siahajú po nich preto, lebo bežným manažmentom by sa daný cieľ nedosiahol. Veci treba totiž robiť úplne inak, než sme zvyknutí...aj s inak rozmýšľajúcimi ľuďmi.

OPM - Správna cesta k úspešnym projektom

Aby projektový manažment v organizácii správne fungoval sú potrební sú správni ľudia, správne procesy, správny – a integrovaný - prístup.

PMI ponúka vlastný integračný rámec Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®), ktorého implamentáciou organizácia dosiahne spoľahlivé plnenie projektových cieľov, vyššiu dôveru vo vlastné projektové schopnosti a neposlednom rade i spokojnosť zákazníkov. Model

  • spája stratégiu a udržateľný rozvoj a trvalé zlepšovanie sa v procesoch i výsledkoch
  • poskytuje štruktúrovaný no flexibilný rámec pre integráciu v dynamickej organizácii
  • definuje obmedzenia pre rozsah, kvalitu, rozpočet a časový harmonogram
  • systematicky dokumentuje výsledky a zhodnocuje získané poznatky (lessons learned a best practices) urýchľujúc ich rozšírenie

Ciele organizačného projektového manažmentu

Zvyčajné strategické ciele v oblasti projektového riadenia sú nasledovné:

  • Efektívne riadenie projektových zdrojov
  • Zladenie projektových a strategických cieľov
  • Monotorovanie stavu projektov a vyhodnocovanie KPI
  • Vyšší počet úspešných projektov za kratší čas

Spôsob implementácia best practices by mal pridŕžať nasledovného postupu·

  • Marketing prínosu best practices v oblasti projektového riadenia pre organizácie
  • Stanovenie štandardných projektových rolý a potrebných zručností
  • Analýza jestvujúcich zručností voči zamýšľanému stavu
  • Príprava plánu školení
  • Vytvorenie databázy poznatkov a lessons learned
  • Monitorovanie a vyhodnocovanie stavu best practicies a návrhy na zlepšenie

Cesta zo závozu

Podcenenie projektového riadenia sa nevypláca. Firmy bez profesionálneho projektového riadenia vyhodia v priemere 15% zdrojov von oknom (IT projekty v EÚ asi 80 miliárd ročne).

Projekty a programy sú hnacím motorom zmien a budovania konkurenčnej výhody organizácie - 97% projektových manažérov považuje projektové riadenie za kľúčové pre výkonnosť businessu, rast a organizačný úspech. Pokiaľ však ide o organizácie samotné, len asi polovica z nich si uvedomuje skutočnú  hodnotu projektového manažmentu a táto kompetencia je málokedy (len v 6% prípadov) reprezentovaná na najvyššej úrovni (napr. v podobe chief project officera) a to napriek tomu, že výsledok projektov je pre organizáciu kľúčový a 50% projektov padá kvôli nezhodám stakeholderov, ktoré PM nemá šancu ovplyvniť, nakoľko nedisponuje dostatočnými formálnymi právomocami. Organizácie, ktoré pri projektoch zlyhajú,  premrhali peniaze (organizácie vyhodia v priemere 13,5% z investovaných prostriedkov definitívne doslova von oknom) i príležitosť  - neúspech projektov má dopad na tvorbu konkurenčnej výhody ako aj operatívnu schopnosť. Ak je v stávke tak veľa, potom je logické, že nemožno prenechať projekty náhode ale treba ich zveriť vysokokvalifikovaným odborníkom, ktorí dokážu štandardnými (teda osvedčenými), predvídateľným a kontrolovateľným procesom zabezpečiť úspech projektu a tým aj celej organizácie. Podcenenie významu projektového manažmentu organizáciami môže byť jedným z vysvetlení, prečo koeficient projektovej úspešnosti klesá a to navzdory skutočnosti, že celosvetovo došlo k stabilizovaniu projektových procesov v podobe uznávaných metodík a best practices.  Len v Európskej únii sa minie ročne na neúspešné IT projekty cez 80 miliárd eur.

Druhým dôvodom zvýšenia koeficientu neúspechu môže byť všeobecný pokles v investíciách do školení a rozvoja projektového manažmentu. Iba 40% organizácii vo svete má vôbec definovanú kariérnu cestu pre PM, a tak skúsení odborníci môžu z organizácie odísť pre nedostatok možností rastu. Kvalitný projektový tréning má dopad najmä na definíciu rozsahu, kvalitu a business benefitov. Potom neprekvapí, že iba 8% organizácií je naozaj úspešných na poli projektového riadenia, pričom 22% sú vyslovení „lúzri.“  Vo všeobecnosti možno povedať, že výkonné organizácie majú tieto procesy

  • Proces kariérneho rozvoja pre PM    
  • Proces na školenie na používanie projektových nástrojov a techník
  • Vyspelé a vyzreté projektové procesy
  • Proces na rozvoj projektových zručností

Štandardizácia projektových procesov pomáha redukovať riziká a investovanie do projektového vzdelávania a certifikácií podporuje spoločný jazyk a výmenu skúseností. Faktor štandardných procesov sa vyskytuje tri razy častejšie pri úspešných firmách, kedy spoločný a vízia stmeľujú tím a uľahčuje spoluprácu s partnermi i komunikáciu, ktorá zvykne tvoriť 90% práce projektového manažéra.

Manažment projektových talentov a posilňovanie role projektového manažéra napomáha využitiu projektového manažmentu pri budovaní konkurenčnej výhody, čím projektový manažér aktívne pôsobí aj na poli strategického riadenia a pomáha vytvárať úzke prepojenie na vrcholový manažment. Tu vyžaduje projektový úspech i aktívnu angažovanosť sponzorov, ktorí zastrešujú jednotlivé projektové iniciatívy. Aktívny sponzor „kope“ za projekt alebo za projekty všeobecne (napr. v pozícii chief project officera), pričom je na prospech veci, ak sa môže oprieť o projektovú kanceláriu (PMO), ktorá má celoorganizačnú pôsobnosť.  Úlohou týchto dvoch elementov je zabezpečiť lepšiu agilitu, zladenosť projektových iniciatív s bunisess cieľmi a vyváženosť medzi permanentnými a dočasnými štruktúrami. Manažment talentov, governance pre decision making a stabilné procesy  tvoria ideálnu trojkombináciu, cez ktorú sa dajú drivovať inovácie, ktoré tvoria základ budúcej konkurenčnej výhody organizácie.

Best Practices

Vrcholoví manažéri si dnes často lámu hlavu nad otázkou, ako zapezpečiť projektovú prácu vo svojich organizáciách kvalitnými procesmi. Ich ciele sú totožné so základným princípom ekonomického hospodárenie so zdrojmi, kedy sa čaká, že za menej peňazí bude viacej muziky – teda že budú nižšie náklady, vyššia kvalita alebo počet výstupov a že sa skrátia dodacie lehoty. Avšak nakoľko je manažment situátivna veda a umenie, recept na úspech – best practices – sa líšia od organizácie k organizácii alebo dokonca od oddelenia k oddeleniu. Mnoho organizácie je na pochybách, ako sa s týmto problémom vysporiadať. Podľa metodiky OPM3® od, PMI® platí, že „Best practices je optimálny spôsob uznaný daným odvetvím na dosiahnutie učeného cieľa alebo zámeru.“ Tento spôsob môže byť formálny (projektová metodika) alebo neformálny. S prihliadnutím na neformálne postupy si je dôležité uvedomiť, že systém best practices sa neustále vyvíja alebo sa môže líšiť podľa situácie.

Pre oblasť projektové riadenia treba brať do úvahy nasledujúce témy:

  • Štardizácia procesov
  • Štandardizácia nástrojov a šablón
  • Štardizácia softwaru
  • Rozvoj projektových zručností
  • Analýza jestvujúcich zručností
  • Manažment a alokácia zdrojov
  • Kariérny postup
  • Školenia
  • Mentoring a Coaching
  • Certifikácia
  • Formálne organizačné projektové štruktúry

V projektovom riadení platí, že projekt ako neštandardný a nezvyčajný proces je opakujúci sa. Základnou dilemou projektového riadenia je vymyslieť, ako štandardný spôsobom (požiadavka procesného manažmentu a organizačnej stability) robiť neštandardné veci (charakteristikou projektu je jeho jedinečnosť a neopakovateľnosť). Už samotný fakt, že je vytvorený projekt znamená, že platná (bežná) organizačná štruktúra vo firme je nevhodná na daný účel. Samotné slovo projekt indikuje, že sa bude postupovať neštandardne.

Organizačná kultúra

Kultúrny šok z projektového manažmentu?

Ak sa projektový manažment implementuje bez širokej organizačnej zhody, pochopenia jeho prínosov, neprofesionálnym a necitlivým spôsobom môže to vyvolať nežiadúce reakcie zo strany organizácie a mať za následok zbytočný odpor. Odporúča sa preto komunikácie orientovaná na koncových používateľov, ktorí sú podrobne oboznámení s budúcimi procesmi a štandardmi, technikami a nástrojmi, ktoré sú potrebné na implementáciu. Motivácia a dostatočné školenie sú kľučové na úspšné zavŕšenie takejto strategickej zmeny.

Za účelom školení pre projektových manažérov vhodná príprava na certifikáciu PMP (Project Management Professional), kedy kandidáti s určitou úrovňou skúseností budú konfrontovaní s primeraným vedomostným rámcom ako i paletov zodpovedajúcich praktických skúseností. Úspešné zloženie certifikačnej skúšky môže zavŕšiť školiaci proces.

Popri projektových manažéroch treba pamätať aj na školenie pre podporných pracovníkov projektovej kancelárie ako aj na zaškolenie budúci projektových sponzorov a kľúčových stakeholderov. Toto školenie by malo byť tiež naviazané na zodpovedajúce oblasti z PMBOK, aby sa dosiahla konzistencia s organizačným rámcom. Pri organizačnej implementácii projektového riadenie je potrebné pamätať aj na ďalšie optimalizácie a rozvoj organizácie. Preto je účelné identifikovať nositeľov a podporovateľov novej organizačnej vízie, ktorí zabezpečia kontinuitu, vzdelávanie, mentoring i ďalší rozvoj projektového systému aj po skončení implementácie. Spolu so rastom projektovej vyspelosti organizácie by malo rásť postavenie a vplyv projektovej kancelárie a malo by dôjsť k užšej spoluprácui medzi projektami a businessom, ktorého vrchlom je vytvorenie pozície chief project officer na úrovni vrcholového manažmentu.

Zmeniť myslenie a uhol pohľadu vrcholového manažmentu je častou výzvou projektového riadenia. Projektový manažér musí ukázať pridanú hodnotu a načrtnúť spôsob, ako ju dosiahnuť.