Projektové riadenie je komplexná disciplína, ktorá vyžaduje nielen metodické a sociálne zručnosti, ale aj odbornosť."

Cornelia Zimmer-Reps, Consultant, next level consulting

Čo je projekt

Projekt je časovo a vecne (teda zdrojmi) ohraničená (spravidla jedinečná) úloha, ktorá sa realizuje interdisciplinárne. V projektovom riadení ide o aplikáciu vedomostí, skúseností, nástrojov a metód na činnosti projektu s cieľom splniť projektové požiadavky. Projekty sa zvyčajne využívajú na plnenie neobvyklých úloh, ktoré organizácia svojimi bežnými prevádzkovými postupmi nedokáže zabezpečiť.

 

Projekt je systém na tvorbu pre organizáciu jedinečnej pridanej hodnoty.

Definícia PMI: Dočasné úsilie podniknuté so zámerom zhotoviť jedinečný produkt, službu alebo výsledok.

Definícia podľa ISO 9000:2005: Projekt je jednorazový proces, ktorý pozostáva zo sady zosúladených a riadených činností so stanovenými začiatočnými a konečnými termínmi, a ktorý sa sa realizuje, aby sa - so zohľadnením obmedzení v oblasti času, nákladov a zdrojov - dosiahol cieľ, ktorý spĺňa špecifické požiadavky.

Ciele projektu

Každý projekt má mať presne definované ciele, ktoré musia byť merateľné. Projektový manažment je skupina navzájom prepojených procesov, ktoré umožnia tímu vyprodukovať požadované výstupy a dosiahnuť tak projektové ciele. Primárne ciele každého projektu, ktoré treba dodržať, sú

•             rozsah (funkčnosť)

•             harmonogram (čas)

•             náklady (rozpočet)

•             kvalita

Projekt je aj nástrojom na implementáciu stratégie a dosiahnutie organizačnej zmeny. Je jedinečný (neopakuje sa v čase - nejedná sa o pravidelnú činnosť) a časovo ohraničený (má obmedzené trvanie), jednoznačne priraditeľný (da sa určiť, kto je zaň zodpovedný) a má dedikované zdroje (finančné, materiálne, ľudské, časové a pod.). Dočasná povaha a neobvyklosť projektu stojí v protiklade s bežným nastavením organizácie – tzv. líniové alebo funkčné (aj agendové) riadenie, ktoré využíva pri plnení každodenných úloh predovšetkým nástroje operačného manažmentu. Operačný manažment zasa charakterizujú stále, opakujúce sa funkčné aktivity zvané procesy vykonávané so zámerom poskytovať služby a produkty konečným odberateľom. V praxi sa tieto dva prístupy k riadeniu značne líšia, preto projektový manažment vyžaduje rozvoj odlišných zručností a iný riadiaci prístup než manažment operatívny.

Medzi dôležité vedľajšie ciele patrí optimalizácie alokácie vstupov a ich účelná integrácia smerom k výstupom projektu pri maximalizácii pridanej hodnoty - najmä z pohľadu udržateľnej obchodnej stratégie. Tento aspekt projektového riadenia sa stáva čoraz významnejším, pretože bez správne definovaných požiadaviek zladených s organizačnou stratégiou a kvalitných vstupov je aj pri sebalepšom manažovaní projektu nemožné dosiahnuť vysokú pridanú hodnotu, ktorú organizácia od projektovej investície očakáva. Projektové procesy teda riadia najprv vstupy (tu sa prejavuje kľúčová hodnota procurement managementu pri vytváraní projektom pridanej hodnoty), ktoré následne pri produkcii modifikujú výstupov pomocou špecifických aktivít. Postupnosť od vstupom k výstupom je jadrom projektového manažmentu, vyžaduje koordináciu a integráciu vstupov a iterácie výstupov, ktoré sa zvyknú nazývať aj fázy alebo etapy. Projektový manažment ako disciplína nemá svoju vlastnú teóriu. Ide o čisto empirický prístup k danej problematike, ktorý sa zrodil z praxe a skúseností, najmä z vojnovej logistiky a stavebníctva. Súbor skúseností v oblasti projektového riadenia zachytáva projektová metodika.

Projektová metodika

Projektová metodika je dokument vytvorený na podklade konsenzu a schválený príslušnou autoritou, Vychádza z konceptu plošnej dohody, otvorenosti, riadneho skúmania, zhodnotenia a rovnováhy, čím poskytuje konkrétny návod na špecifické situácie vyskytujúce sa na poli riadenia projektov, programov a portfólií. Poskytuje pravidlá, postupy a charakteristiky pre jednotlivé bežné a opakované projektové aktivity, ktoré sú zamerané na optimalizáciu a systematizáciu činnosti v danom kontexte. Využívanie niektorej z metód manažmentu projektov sa stáva tým dôležitejšie, čím väčšie prostriedky sa investujú do projektov a čím je projekt neobvyklejší pre prostredie, v ktorom sa aplikuje. Vzhľadom na to, že projekty predstavujú investície do budúcnosti organizácie, nedostatočné znalosti projektového manažéra resp. nesprávna aplikácia poznatkov môžu mať pre organizáciu závažný dopad.

Všetky známe metódy projektového riadenia vychádzajú z praxe, sú preverované na tisícoch projektoch a neustále vylepšované a prispôsobované požiadavkám. Najznámejšie metodiky projektového riadenia sú:

1.           PRINCE2® - Projects in controlled environment

2.           IPMA - International Project Management Association,

3.           PMI - Project Management Institute

PRINCE2 je pôvodne britský štandard a dáva k dispozícii robustný a presný procesný model pokrývajúci predprojektovú prípravu aj celý životný cyklus projektu na spôsob kuchárskej knihy, obsahuje jasne zadefinované opisy rolí jednotlivých členov, riadiaceho tímu i odporúčané obsahy riadiacich dokumentov. Ide o relatívne ľahko naučiteľnú metodiku, ktorá je navyše naviazaná na veľmi rozšírenú metodiku riadenia IT služieb - ITIL. ITIL a PRINCE2 sa vhodne dopĺňajú. PRINCE2 však neposkytuje podrobné techniky použiteľné pri riadení projektov a nepokrýva ani interpersonálne zručnosti potrebné pri projektovom manažmente. To sú silné stránky ďalších dvoch štandardov - PMI a IPMA.

International Project Management Association - prináša do praxe ucelený hodnotiaci model odborníkov na projektové riadenie, orientuje sa teda na schopnosti projektového manažéra a jeho zručnosti z pohľadu získania certifikácie a z pohľadu schopnosti viesť úspešne projekt. Zručnosti projektového manažéra delí na technické, sociálne a kontextuálne. Podobne ako PRINCE2 neposkytuje úplné detaily a preto umožňuje vysoký stupeň flexibility pri aplikácii.

Project Management Institute je dnes už globálna organizácia pôvodom z USA, ktorá vydáva štandardy projektového riadenia. Obsahuje základný štandard pre riadenie projektu tzv. PMBOK, ktorý je detailným a presným súhrnom nástrojov a techník, ktoré sa dajú využiť riadení projektov. PMI štandard zahŕňa však aj metodiku na riadenie programu, projektového portfólia a riadenie organizácie v projektovom prostredí plus množstvo ďalších doplnkov a rozšírení pre jednotlivé oblasti vrátane riadenia projektov v prostredí štátnej správy.