Výsledkom úsilia všetkých pre projekt potrebných aktivít je vytvorenie diela, ktoré by inak – teda prirodzenou cestou – v organizácii nevzniklo, nakoľko projekt používa postupy, ktoré sa od operačného manažmentu organizácie diametrálne líšia. Pri projektoch je ale nevyhnutné rozlišovať z pohľadu kompetencií manažment výsledného diela od manažmentu riadiacich procesov. Kým manažment a výroba diela, t.j. tvorba pridanej hodnoty z pohľadu konečného odberateľa zvykne byť doménou projektového tímu, manažment procesov riadiacich projekt je výsadou práve projektového manažéra. Finálny produkt projektu (dodávané dielo) je hmatateľný alebo nehmatateľný výstup vyprodukovaný projektom, ktorý bude používaný zákazníkom projektu (interným alebo externým). Rozsah projektu je všetka práca, ktorú treba vykonať, aby projekt vyprodukoval finálny produkt s charakteristikami uvedenými v zadaní projektu.  

Základným predpokladom pre úspešné zvládnutie projektu je, aby pre oba segmenty jestvoval vôbec jasný proces a boli navzájom zladené. Potrebné procesy zvyknú vychádzať z princípov projektovej metodiky. Cieľom plánovacieho procesu je preto zladiť termíny ukončenia jednotlivých fáz resp. podfáz s požadovanými výstupmi tak, aby sa výstupy

  • sa zhodovali s termínom ukončenia prác v danej fáze
  • sa dalo jednoznačne povedať (áno/nie), či možno posunúť projekt do ďalšej fázy (tzv. stage gating), teda či bol míľnik dosiahnutý
  • boli časovo rovnomerne rozvrstvené (nie nahustené v jednom časovom úseku) a umožňovali priebežnú kontrolu progresu projektu v pravidelných intervaloch
  • dodávali impulz projektovému tímu a motivovali ho (sú teda dosiahnuteľné)

Jednotlivé fázy projektu ohraničené míľnikmi sa potom rozložia na podrobnejšie časové úseky a jednotlivé úlohy, ktoré sa v projektovom žargóne nazývajú aj pracovné balíčky, pričom sa im pridelí časové trvanie (začiatok a ukončenie), potrebné zdroje (personál, náklady, materiál) a popis (vstupy, výstupy, obsah), čím vznikne základný a najdôležitejší nástroj na riadenie projektu hierarchický rozbor projektu (tzv. work breakdown structure alebo WBS). Pracovný balík je podmnožina úloh (komponent) projektu, ktorá je pridelená konkrétnemu členovi projektového tímu na realizáciu s cieľom vyprodukovať projektové dodávky. Súbor pracovných balíkov tvorí rozsah projektu.

Vo WBS treba naplánovať aj všetky rutinné úlohy, pretože ide o zložený tím, ktorý nie je normálne zvyknutý spoločne pracovať – na rozdiel od operatívy - a treba zabezpečiť jeho koordináciu. WBS musí teda obsahovať jednak všetky výstupy z projektu tzv. produktový rozsah (product scope) ako aj všetku prácu, ktorú treba v projekte na vyprodukovanie finálneho produktu vykonať (project scope), vrátane aktivít týkajúcich sa projektového riadenia. Tým je splnená potreba definovania vecného rozhrania projektu. Podrobný časový rozvrh zväčša vzniká za spolupráce tímu, kým výstupy, míľniky a celkový harmonogram dodávok je doménou dotknutých strán. Vstupy pre prípravu harmonogramu sú: organizačné faktory a procesy, okolie projektu, rozsah projektu, plán riadenia projektu, zoznam aktivít, schválené zmeny, plán zdrojov, kalendár a odhad trvania aktivít.